Keyboard Maestro 为助教工作节省时间

做网络希伯来文的助教,主要负责六件事情。1. 发通知;2. 改 Quiz; 3. 改试卷; 4. 回答学生邮件; 5. 处理其他特殊情况,比如学生因病申请延期; 6. 提交最终的成绩。其中前三项都涉及一些在电脑上重复性的机械的操作。这些重复的劳动有点浪费时间。所以,这些机械的劳动最好就是让电脑来自动完成。

这里主要用到的是 Mac 上非常强大的一个自动化软件 Keyboard Maestro (KM)。在处理学生名单的时候,还会用到 Excel 的宏命令。

我需要发的通知包括欢迎邮件以及每次考试的 Study Guide。 Keyboard Maestro 可以设置宏命令,只需要预先设置好收件人的名单,邮件内容,附件内容等,以后便可以一键发送邮件。

收件人的名单我用一个变量 “EHemails”。因为一门课会有好几个通知要发。设变量的好处是只需要改一下变量的内容就好了。变量可以到 KM 的 Preferences 里的 Variables 中去赋值(就是把收件人的邮箱粘贴进去就可以了)。邮箱清单的制作用到 Excel 的宏命令。下面还会分享。

 

改试卷的话,我通常的作法是把试卷下载到电脑里,在平板电脑上批改。批改完了后再打包上传回去。最后再一次性登记成绩。

一个班级如果达到 40 位学生,就会分成两个 Sections (60 人以上就分成 3 个 Sections)。每个 Section 都会有一位助教来负责。学校的系统有个问题。下载下来的试卷是整个班级的所有学生的试卷,而不仅仅是我负责的那个 Section 而已。我就需要把自己 Section 的那些试卷挑出来,放到另一个文件件中再进行批改。一门课一共有四次考试。所以重复四次这个过程。这个挑的过程,我也想到了用 KM 来完成。

从网上下载下来的试卷中,文件名是以学生的名字开始的,并且是以[姓][名]这样的格式开头的(比如smithadam_1240_354038_Exam2530.pdf)。所以,我的思路是,让 KM 知道我负责的学生名单,然后让它将这名单与我下载下来的文件名进行比较。这份名单也要以[姓][名]这样的格式告诉 KM,它才可以正确比较。名单的制作我也是用 Excel 的宏命令来完成的。

接下来就来讲讲如何制作学生的邮箱清单和学生名单。

邮箱清单的格式要求是:所有邮箱之间用逗号和空格隔开。比如 [email protected].edu, [email protected].edu。

学生名单的格式要求是:姓后面紧跟着名(中间没有空格)。不同的姓名之间用逗号隔开。比如 SmithAdam,LutherMartin (大小写没关系)。

 

1.首先我们需要下载所有的学生名单。下载过来的名单是 csv 格式。可以用 Numbers 或 Excel 打开。里面有很多内容。比如我下载的那个就有 40 列内容。但是我们其实只需要前四列的内容(其实只需要第一列和第四列)。

2.表格第五列是学生所在的 Section。这里标注了那位学生是属于哪个助教的 Section 的。我们先对这列进行筛选。把属于自己 Section 的学生筛选出来 (Numbers 和 Excel 都有这个功能。所以用哪个应用打开无所谓)。筛选功能太简单了,这里就不放截图了。

3.筛选完之后,把属于自己 Section 的学生前四列内容都复制到之前建好的一个 Excel 文档中。这个文档中我已经做好了一个宏命令。复制粘贴也是最简单的,我也不放截图了。

第一列是学生的名字,名字的格式是[名] + 空格 + [姓](比如 Adam Smith)。这个格式不是我们所要的,所以我们要用宏命令把它换成[姓][名](中间不带空格),并且每个姓名之间用逗号隔开。(这里名单要稍微注意一下,有个别学生的名词有中间名。这个中间名一定要先删掉,因为下载下来的试卷名称里是不包含中间名的)

第四列是学生的邮件用户名,但是后面没有带 @.edu。我使用宏命令把 @.edu 补上。然后把它们并在一起,并且中间用 “逗号+空格” 隔开。

4.执行已经建好的宏命令。结果一步生成。然后,把生成的结果复制并粘贴到 KM 中相应的地方(邮件功能和试卷筛选功能分别看前面以及文末截图)。(我的宏命令是假设前面复制了前四列内容。所以一定要复制前四列,不多也不少,否则就要更改宏命令的内容)

以下是 Excel 中的宏命令(如何创建宏请自行 Google。宏命令执行的结果都是学生的信息,所以我也不放截图了):

 

以下是 KM 文件转移宏命令设置(执行这个宏命令,KM 就自动将我们自己 Section 的学生的试卷都移到我指定的文件夹中去了):

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